Како архивирати е-пошту у програму Оутлоок 2007, 2010, 2013, 2016

Што више користите поштанско сандуче Мицрософт Оутлоок, ваше поштанско сандуче више расте. Ако размислите, прилично је слично ономе како се папири обично гомилају на вашем столу. Али шта можете учинити када гомила постане толико велика да треба решавати? Па, у стварном животу можете издвојити време за сортирање сваког документа и чување оних важних папира, а одбацивање мање важних. Срећом, исти поступак можете поново створити у програму Оутлоок.

Без изузетка, свака верзија програма Оутлоок подржава Архивирање. Чак и више, имате више избора када је у питању архивирање ставки у програму Оутлоок. Најприкладнији начин је коришћење АутоАрцхиве за бављење старијим порукама, састанцима и задацима. Други начин да то урадите је ручно архивирање за премештање порука у одређени директоријум. Али најбржи начин је коришћење Архива дугме које се налази у Филе Мени.

Имајте на уму да Оутлоок чува подразумевану фасциклу за архивирање која се не може избрисати. Архивирање ваше е-поште помоћи ће вам да одржавате чисту продавницу, олакшавајући претрагу старијих е-адреса, а да поштанско сандуче остане неуредно.

Испод имате низ водича који ће вас на сваки могући начин водити кроз архивирање ставки у програму Оутлоок. Почнимо!

1. метод: Ручно архивирање порука једном радњом

Овај метод је најбржи начин премештања једне или више порука у фасциклу Архива. Архивираним датотекама ће и даље бити доступне путем оквира за претрагу или ручног кретања до Архива директоријум. Архивирани предмети се такође могу прегледати на мобилним уређајима тако што ћете посетити Архива директоријум. Ево кратког водича о ручном архивирању ставки у програму Оутлоок 2016:

Отворите Оутлоок и изаберите једну или више порука у свом Инбок или било који други фолдер.
Кликните Архива икона унутар Избриши група. Икона архиве је видљива само на траци у програму Оутлоок 2016.
Белешка: Такође можете да притиснете Тастер за повратак да би се постигао исти резултат.
Требали бисте бити у могућности да пронађете своје поруке у архива директоријум.
Белешка: Мапа Архива се аутоматски креира чак и ако је никада раније нисте користили. Ако не можете да видите фасциклу „Архива“, идите на Датотека> Оффице налог> Опције ажурирања и кликните на Ажурирање сада .

2. метод: Коришћење функције АутоАрцхиве

Оутлоок има аутоматску функцију која може да архивира ставке под називом АутоАрцхиве. Ова функција се може програмирати за архивирање предмета у редовним интервалима. Све верзије програма Оутлоок имају подршку за архивирање. Разлика је у томе што је АутоАрцхиве подразумевано искључен у програму Оутлоок 2010 и новијим верзијама.

После АутоАрцхиве је омогућен, корисници могу да подешавају својства за сваку фасциклу коју желе да архивирају. Имајте на уму да ће, када архивирате е-пошту, бити премештена у другу ПСТ датотеку и више неће бити доступна у главној ПСТ датотеци. Ево кратког водича за омогућавање и коришћење аутоматског архивирања:

Како омогућити и конфигурисати аутоматско архивирање

Окренути АутоАрцхиве на, идите до Датотека> Опције . Једном када уђете у Оутлоок Подешавања , кликните Напредно да бисте је померили напред, а затим кликните на Поставке аутоматског архивирања .
Белешка: У програму Оутлоок 2007 и старијим верзијама можете пронаћи АутоАрцхиве подешавања у Алатке> Опције> Остало .
Ако је све сиво, потребно је да означите поље поред Покрените АутоАрцхиве како би се омогућило АутоАрцхиве.
Сада је време да конфигуришете понашање АутоАрцхиве-а. Почните тако што ћете одабрати колико често желите да се аутоматски архивира. Подразумевано је 14 дана, али ако желите да буде чист, подесите га између 2 и 6.
Ако желите да будете обавештени пре почетка аутоматског архивирања, означите поље поред Упит пре покретања АутоАрцхиве . Добра је идеја да ову опцију живите омогућено, јер аутоматско архивирање може ометати ваш рад.
Да бисте избегли попуњавање архиве непотребним имејловима, било би добро да је напустите Означи брисање истека е-поште . Ако онемогућите Архивирајте или избришите старе предмете, у потпуности ће се избрисати само поруке којима је истекао рок трајања.
Ако желите да ваша фасцикла са архивом буде видљива у програму Оутлоок, морате је омогућити Прикажи фасциклу архиве на листи фасцикли.
Сада поставите подразумеване поставке фасцикле за архивирање.
Даље, омогућите прекидач поред Преместите старе предмете у и кликните Прегледајте да бисте поставили путању до места на којем желите да се ваши предмети архивирају. Хит Ок да бисте потврдили своја подешавања.

Након што омогућите и конфигуришете АутоАрцхиве, он ће аутоматски обавити свој посао у догледно време. Можете да потврдите да ради провером да ли Архива директоријум се попуњава.

Конфигурисање својстава АутоАрцхиве за појединачне фасцикле

Након што завршите са конфигурацијом функције АутоАрцхиве, можете додати додатни слој контроле постављањем специфичних својстава за сваку од ваших фасцикли. Уобичајена је пракса за фасцикле као што су Избрисане ставке или Спам да бисте користили различита својства АутоАрцхиве од ваше главне фасцикле е-поште.
Белешка: Ако не подесите појединачна подешавања АутоАрцхиве за фасциклу, она ће аутоматски користити глобална подешавања АутоАрцхиве подешена горе.

Ево кратког водича за постављање појединачних својстава АутоАрцхиве у фасциклу:

Кликните десним тастером миша на директоријум са којим желите да поступате преференцијално и кликните на Својства.
Кликните АутоАрцхиве таб да бисте га померили напред. Овде имате избор подешавања која ће се примењивати само на ову фасциклу.
Можете искључити аутоматско архивирање за ову фасциклу кликом на Не архивирајте ставке у овој фасцикли .
Да бисте заменили глобална подешавања аутоматског архивирања, кликните на Архивирајте ову фасциклу помоћу ових подешавања и унесите своје измене у наставку. Кликните Применити да бисте потврдили своја подешавања.
Белешка: Имајте на уму да се ова подешавања неће применити ни на једну од подмапа ове одређене фасцикле. Морат ћете модификовати сваку.

3. метод: Ручно архивирање е-адреса помоћу алата за чишћење

Ако нисте велики љубитељ аутоматизације, постоји средње решење које ће вам омогућити скупно архивирање са још већом контролом. Овом методом можете да архивирате целу фасциклу заједно са њеним подмапама. Ако не желите да чекате да АутоАрцхиве упали, можете то учинити сами и одабрати где желите да их сачувате. Ево шта треба да урадите:

Кликните Филе картицу, а затим идите на Инфо и проширите падајући мени из Алати за чишћење. Изаберите Архива из падајућег менија.
Изаберите Архивирајте ову фасциклу и све подмапе и кликните на директоријум који желите да архивирате.
Ако желите да се целокупни Оутлоок подаци архивирају, кликните на своју адресу е-поште на врху листе.
Користите падајући мени поред Архивирај предмете старије од да бисте изабрали најновији датум за ставке које ће се архивирати. Све ставке старије од датума који сте поставили у овом менију биће архивиране.
Ознаком поља поред можете архивирати ставке које су претходно биле изузете из аутоматског архивирања Укључите ставке са АутоАрцхиве .
Користити Прегледајте дугме за постављање путање до места на којем желите да се сачува ваша ПСТ архива. Кликните Ок за покретање процеса.

Убрзо ћете приметити да ће неки имејлови бити премештени из подразумеваних директоријума у архивирану пст датотеку.
Белешка: Архивирана датотека треба да постане доступна у програму Оутлоок као фасцикла. Ако из неког разлога не иде у Филе и кликните Отвори и извези . Затим кликните на Отворите датотеку Оутлоок података , дођите до локације ваше архиве и притисните ок .